Giới thiệu về phần mềm AirTable
Last updated
Was this helpful?
Last updated
Was this helpful?
Giới thiệu về phần mềm AirTable
Giới thiệu về phần mềm AirTable
So sánh điểm khác biệt giữa AirTable và Google Sheet/ Excel
Ứng dụng của phần mềm AirTable trong công việc
Resources
Airable là phần mềm sở hữu những đặc tính của bảng tính và cơ sở dữ liệu. Airtable có thể lưu trữ thông tin trong bảng tính, nhưng nó cũng đủ mạnh để hoạt động như một cơ sở dữ liệu mà các doanh nghiệp có thể sử dụng để quản lý mối quan hệ khách hàng (CRM), quản lý quy trình, lập kế hoạch dự án và theo dõi hàng tồn kh
Airtable có 5 thành phần cơ bản:
Workspace (Không gian làm việc): là đơn vị tập hợp lớn nhất của Airtable, có thể hiểu như một folder lớn chứa các tập tin.
Bases (Cơ sở): là nơi chứa các cơ sở dữ liệu riêng lẻ cho dự án. Ví dụ như các loại: Danh sách nhân viên, Lịch biên tập,… Đây được coi là từng file riêng lẻ của AirTable.
Tables (Bảng): là phần con của Bases với những dữ liệu về một lĩnh vực cụ thể.
Fields (Trường): mỗi cột trong tables là một fields (Trường).
Records (Dòng): Mỗi dòng trong tables là một records
Views (Chia bảng xem): Views của Airtable là một góc nhìn khác của dự án
Tạo ra nhiều views khác nhau
Views cho phép tùy chỉnh thông tin nào được hiển thị trong bảng. Tất cả nội dung cơ bản trong bảng sẽ giống nhau, nhưng cách nhìn thấy thông tin đó có thể khác nhau tùy thuộc vào nhu cầu của người sử dụng.
Có đầy đủ các trường thông tin (type) để lựa chọn
Không giống như Google sheet/ Excel, các trường (cột) Airtable có các "type" cụ thể cho phép người dùng lưu trữ nội dung phong phú trong mỗi bản ghi. Với tất cả các loại trường khác nhau này, người dùng có thể cấu hình một bảng để phù hợp với nhu cầu.
Kết nối dữ liệu giữa tables và base
AirTable hỗ trợ việc kết nối bản ghi giữa các tables và bases, tạo hệ thống dữ liệu tập trung không bị phân tán.
Collab and Share
Airtable được thiết kế để hỗ trợ cộng tác giữa các người dùng, người dùng hoàn toàn có thể chỉnh để share được dữ liệu của mình với người khác theo nhiều chế độ: editor, commenter hoặc read - only, và giới hạn những gì nguời cộng tác có thể nhìn thấy.
Automation/Sync
Thực hiện những công việc tự động như: gửi thông báo qua email khi có sách mới được thêm vào, đồng bộ thông tin sách giữa 2 base khác nhau...
Kết nối với ứng dụng bên ngoài
Ở Airtable, ứng dụng bên ngoài được gọi là apps - có thể hiểu như plug-ins hoặc add-ons, giúp mở ra thêm vô vàn tính năng khác.
Tra cứu thông tin sách và hợp đồng
Dùng tính năng search, sau đó mở record ra trong một cửa sổ popup để đọc các trường thông tin từ trên xuống dưới, đỡ nhìn nhầm, bỏ sót.
Sắp xếp và lọc dữ liệu theo từng nhu cầu sử dụng
Sau khi áp dụng filter, group, sort thì có thể lưu lại dễ dàng thành các saved views (grid, form, calendar, gallery, kanban, gantt) để sau này truy cập ngay mà không cần phân loại lại.
Grid: giúp người xem có cái nhìn tổng quan nhất về dữ liệu, chính là cách quản lý dữ liệu kiểu truyền thống **như trong Excel.
Form: hữu ích trong trường hợp crowdsource database, cho phép nhiều người khác add thêm records vào database.
Calendar: Hữu ích trong quản lý tiến độ
Gallery: dùng để showcase những dữ liệu nổi bật dưới dạng bộ sưu tập hoặc tủ sách
Kanban, Gantt: dùng trong quản lý dự án
Airtable mới mở thêm tính năng nhóm các view lại thành các section —> ứng dụng cho các BUs khác nhau cùng quản lý một database, mỗi BU một section tập hợp các views phục vụ mục đích của BU đó.
Mỗi view này lại có thể được share dưới dạng read-only hoặc collaborative để các bộ phận khác có thể tra cứu hoặc chỉnh sửa.
Đào sâu phân tích dữ liệu
Có thể xuất dữ liệu ra những dạng như csv, json để làm input cho các phần mềm phân tích dữ liệu
Trong Airtable cũng có thể áp dụng một số hàm cơ bản như COUNT, SUM, AVERAGE... để thống kê nhanh những con số như: chi phí bản quyền, số lượng đầu sách trong mỗi chủ đề...
Đặc biệt, khi kết hợp thống kê với các view sau khi được filter và group sẽ cho kết quả cụ thể và hữu ích. Ví dụ: chi phí/doanh thu trong năm 2021 phân theo dòng sách, tổng khối lượng hàng hóa của dòng bách khoa thư... Những thông tin này cũng có thể được đồ thị hóa thông qua ứng dụng Chart tích hợp trong Airtable.